Take-Two Privacyverklaring voor sollicitanten

Laatst bijgewerkt: 26 juni 2023

1. Inleiding

Deze Privacyverklaring legt uit hoe Take-Two Interactive Software, Inc. en haar dochterondernemingen (gezamenlijk “Bedrijf”, “Take-Two”, “wij”, “onze”, “ons”) de persoonlijke informatie van sollicitanten verwerken. Het is geen overeenkomst en creëert geen wettelijke rechten of verplichtingen. De Take-Two-entiteit waaraan u uw aanvraag indient, is de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonlijke informatie.

Kennisgeving voor het verzamelen van persoonlijke informatie: Raadpleeg de secties Categorieën verzamelde informatie en Ons gebruik van persoonlijke informatie voor een overzicht van welke informatie we verzamelen en waarom, en de sectie Uw rechten voor informatie over hoe u uw privacyrechten kunt uitoefenen.

2. Wat is Persoonlijke informatie?

De term “persoonlijke informatie” in deze Privacyverklaring betekent informatie die u identificeert, betrekking op u heeft, beschrijft, redelijkerwijs met u in verband kan worden gebracht, of redelijkerwijs direct of indirect aan u kan worden gekoppeld. Het omvat geen geaggregeerde of anonieme informatie die wordt bijgehouden in een vorm die niet met u in verband kan worden gebracht.

3. Categorieën van Persoonlijke informatie die we verzamelen

We verzamelen persoonlijke informatie over u wanneer u solliciteert naar een baan bij ons en tijdens het wervingsproces, die, afhankelijk van de locatie, informatie kan bevatten zoals:

• Identificatiegegevens: naam, contactgegevens (e-mailadres, thuisadres en telefoonnummer), IP-adres en andere soortgelijke identificatiegegevens.

• Professionele en werkgerelateerde informatie: uw vorige werkgevers, functies en werkervaring; professionele licenties, certificaten of andere kwalificaties; werkreferenties of -verwijzingen; testresultaten, evaluaties of beoordelingen die nodig zijn om de geschiktheid voor specifieke functies te bepalen; en alle persoonlijke informatie die u met ons deelt tijdens uw sollicitatiegesprek of sollicitatie, zoals: cv, sociale accounts (bijv. LinkedIn-profiel), voorkeuren voor werklocaties, codevoorbeelden, immigratie- en werkautorisatievereisten of andere ondersteunende documentatie.

• Onderwijsgeschiedenis en -kwalificaties: uw hoogste opleidingsniveau, de onderwijsinstelling waaraan u hebt deelgenomen en wanneer, diploma's, certificaten of andere onderwijskwalificaties, uw transcripties en onderwijsreferenties.

• Financiële informatie: salaris, bonus, voordelen, uitgaven en aandelen of toekenning van aandelen.

• Webgerelateerde informatie: zoals technische details over uw bezoek aan onze online diensten of analysegegevens met betrekking tot uw gebruik en activiteit op onze online diensten.

• Audio-/visuele informatie: zoals portfolio's, reels en andere video's en afbeeldingen die u tijdens uw gesprek of sollicitatie met ons wilt delen.

We kunnen ook gevoelige persoonlijke informatie verzamelen en verwerken indien nodig voor beperkte doeleinden, en onderhevig aan de lokale wetgeving:

• Antecedentenonderzoekinformatie: Indien toegestaan door de toepasselijke wetgeving, kunnen we ervoor kiezen om een antecedentenonderzoek in verband met uw aanvraag uit te voeren, waaronder een kredietcontrole, verificatie van professionele en educatieve geschiedenis of identificatie van criminele geschiedenis.

• Informatie over gelijke kansen op werk: wanneer u ervoor kiest om deze te verstrekken, omvat dit leeftijd, ras, etniciteit, nationaliteit, burgerschap, geslacht, genderidentiteit, voorkeursvoornaamwoorden, seksuele geaardheid, religie, burgerlijke staat, veteranenstatus, handicap of verzoek om aanpassing. Deze persoonlijke informatie wordt niet gebruikt in de wervingsbeslissing, tenzij specifiek toegestaan door de wet.

• Gezondheidsgerelateerde informatie: zoals gezondheidscontrole-indicatoren van mogelijke infectie, vaccinatiestatus en -dossiers, toestemming of registratie om een kantoor of locatie te betreden en alle andere informatie die nodig is om gezondheidsrisico's te beheren of redelijke aanpassingen te maken.

4. Ons gebruik van Persoonlijke informatie

We gebruiken de persoonlijke informatie die we verzamelen tijdens het wervingsproces en wanneer u solliciteert naar een baan bij ons om:

• u te identificeren als een potentiële kandidaat en uw sollicitatie te beoordelen;

• de informatie die aan ons is verstrekt in verband met uw aanvraag of die is ontvangen uit andere bronnen te verifiëren;

• te bepalen of u in aanmerking komt en geschikt bent voor de potentiële functie of andere mogelijkheden bij ons (zoals het uitvoeren van beoordelingen);

• de immigratiestatus te beoordelen, met inbegrip van de ondersteuning van visumaanvragen;

• het wervings- en gespreksproces te faciliteren, inclusief acties voorafgaand aan de werving (zoals het coördineren van reisaccommodaties en -kosten, het bieden van fysieke en/of netwerktoegang, en IT-ondersteuning en -diensten);

• met u te communiceren over de status van uw sollicitatie of andere mogelijkheden bij ons die u zouden kunnen interesseren;

• de prestaties en het succes van ons wervings- en aanwervingsproces, onze resource- en financiële planning en administratie te beoordelen en te verbeteren;

• een diverse werkplek te ondersteunen en diversiteit, inclusie en gelijke kansen op werk te bevorderen;

• interne onderzoeken, audits, naleving, risicobeheer, probleemoplossing en beveiligingsactiviteiten uit te voeren; en

• te voldoen aan toepasselijke wetten, regels, voorschriften, gerechtelijke procedures, handhavingsmaatregelen en overheidsonderzoeken, inclusief met betrekking tot belastingaangifte en immigratie.

5. Bronnen van Persoonlijke informatie die we verzamelen

Hoewel we de hierboven beschreven persoonlijke informatie vaak rechtstreeks van u verzamelen, kunnen we bepaalde informatie verzamelen van referenties, recruiters, werkgerelateerde sociale mediasites, openbaar beschikbare bronnen en aanbieders van antecedentenonderzoek.

6. De wettelijke redenen waarop we ons beroepen om uw Persoonlijke informatie te verwerken

Take-Two verwerkt uw persoonlijke informatie op basis van verschillende rechtsgronden, afhankelijk van het rechtsgebied waarin u zich bevindt, de aard van de informatie en de betrokken verwerking. Onze verwerking is bijvoorbeeld noodzakelijk om:

• Onze legitieme belangen na te streven, zoals om uw sollicitatie te beoordelen, met u te communiceren, fysieke en netwerkbeveiliging te beschermen en fraude te voorkomen, en uw sollicitatie voor functies bij ons te beheren, inclusief van het u aanbieden van een baan en het voltooien van de stappen die nodig zijn om de arbeidsrelatie te bevorderen.

• Te voldoen aan een wettelijke verplichting, zoals het vaststellen of verkrijgen van het recht om in bepaalde rechtsgebieden te werken en het bewaren van informatie voor bepaalde perioden om te voldoen aan de lokale wettelijke vereisten voor het bijhouden van gegevens.

• Stappen te ondernemen voordat we een contract met u aangaan of, indien van toepassing, noodzakelijk voor het uitvoeren van personeelsbeheer, zoals om uw sollicitatie en uw geschiktheid voor een functie te beoordelen, het recht op secundaire arbeidsvoorwaarden te beoordelen, alle resources of hulp in te stellen die nodig zijn voor een mogelijke functie.

Een andere rechtsgrond waar we ons op beroepen is:

• Toestemming - In bepaalde landen en in bepaalde beperkte situaties beroept Take-Two zich op uw vrijwillige toestemming om uw persoonlijke informatie te verwerken. Zonder dergelijke toestemming kunnen we uw aanvraag niet verwerken. Wanneer u toestemming hebt gegeven, kunt u dit op elk moment intrekken door contact met ons op te nemen via het onderstaande e-mailadres.

7. Uw rechten

Afhankelijk van waar u zich bevindt, kunt u bepaalde rechten hebben met betrekking tot uw persoonlijke gegevens, waaronder het recht op:

• Informatie: om te weten welke persoonlijke informatie we verwerken en waarom.

• Toegang: tot of een kopie van uw persoonlijke informatie.

• Correctie: om correctie van uw persoonlijke informatie aan te vragen wanneer deze onjuist is.

• Verwijdering: in bepaalde omstandigheden, om verwijdering van uw persoonlijke informatie aan te vragen wanneer de verdere verwerking niet langer nodig is.

• Bezwaar: om te verzoeken dat we stoppen met het verwerken van uw persoonsgegevens, vooral wanneer er niet langer voldoende legitieme redenen zijn om dergelijke verwerking voort te zetten.

• Beperking: om te verzoeken dat we de verwerking van uw persoonsgegevens beperken.

• Overdraagbaarheid: in bepaalde omstandigheden kunt u verzoeken dat uw persoonlijke informatie wordt overgedragen aan een derde partij.

Als u een van deze rechten wilt uitoefenen, neem dan contact op met de lokale afdeling Human Resources/Recruiting of stuur een e-mail naar [email protected]. We brengen u geen kosten in rekening voor de behandeling van uw verzoek, behalve wanneer het verzoek duidelijk ongegrond of buitensporig is (zoals als u meerdere herhaalde verzoeken indient), in welk geval wij u een redelijke vergoeding in rekening kunnen brengen om onze administratieve kosten te dekken. We kunnen u ook vragen om bepaalde informatie te verstrekken om ons te helpen uw identiteit te bevestigen.

Afhankelijk van de toepasselijke wetgeving hebt u mogelijk ook het recht om een klacht in te dienen bij uw nationale autoriteit voor gegevensbescherming.

8. Ontvangers van Persoonlijke informatie

• Take-Two-entiteiten: Uw persoonlijke informatie wordt verstrekt aan de Take-Two-entiteit die de functie heeft geplaatst waarvoor u solliciteert en kan ook worden gedeeld met Take-Two Interactive Software, Inc. en haar dochterondernemingen en gelieerde ondernemingen in de Verenigde Staten, het Verenigd Koninkrijk, Europa en andere entiteiten buiten uw regio, waar nodig voor legitieme zakelijke doeleinden.

• Dienstverleners: We kunnen uw persoonlijke informatie delen met derden die namens ons diensten voor ons uitvoeren in verband met HR-gerelateerde taken en gegevenshostingdiensten, zoals IT-dienstverleners, leveranciers van antecedentenonderzoek of HR-databasediensten. We zullen (i) passende due diligence uitvoeren bij de selectie van dergelijke externe dienstverleners, en (ii) via passende contractuele maatregelen eisen dat dergelijke externe dienstverleners adequate technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen nemen om persoonlijke informatie te beschermen, en persoonlijke informatie alleen verwerken zoals geïnstrueerd door Take-Two en voor geen andere doeleinden.

• Overheid of overheidsinstanties: Take-Two kan uw persoonlijke informatie overdragen aan overheidsinstanties, regelgevende instanties of autoriteiten (zoals belastingdiensten of wetshandhavingsinstanties) of rechtbanken, of waar anderszins vereist of toegestaan door de toepasselijke wetgeving (waaronder wettelijke toegang door buitenlandse rechtbanken, wetshandhavingsinstanties of andere overheidsinstanties).

• Verkoop of fusie: Wanneer we een zakelijke overgang overwegen, zoals een fusie, overname door een ander bedrijf of verkoop van alle of een deel van onze activa, kunnen we uw persoonlijke informatie bekendmaken of overdragen aan de koper.

Behalve zoals hierboven beschreven, verkopen of delen we geen Persoonsgegevens of Gevoelige Persoonsgegevens van sollicitanten voor cross-context gedragsreclame.

9. Grensoverschrijdende overdracht van persoonlijke informatie

Indien nodig in verband met de doeleinden beschreven in deze Privacyverklaring, kunnen beperkte leden van de personeelsafdeling, de financiële afdeling, de juridische afdeling en de IT-afdelingen en Take-Two- of gelieerde bedrijfscontactpersonen (d.w.z. personen met toegewezen verantwoordelijkheid voor de diensten die door een sollicitant worden uitgevoerd) toegang krijgen tot persoonlijke informatie en deze anderszins verwerken in de Verenigde Staten, het Verenigd Koninkrijk, Europa en andere locaties in verband met hun functieverantwoordelijkheden. Persoonlijke informatie kan ook worden gedeeld met dienstverleners, gelieerde ondernemingen, andere leden van de Take-Two-bedrijfsgroep en andere derden in landen die mogelijk geen gelijkwaardig niveau van gegevensbescherming bieden. Wanneer we uw persoonsgegevens internationaal overdragen, nemen we passende maatregelen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens onderworpen zijn aan passende waarborgen, onder meer door het gebruik van goedgekeurde standaardcontractbepalingen of andere wettelijk toegestane methoden om een dergelijke overdracht te legitimeren. Neem voor meer informatie over internationale gegevensoverdrachten contact op met [email protected].

10. Beveiligingswaarborgen aanwezig

We hebben redelijke en toepasselijke technische, administratieve, organisatorische en fysieke beveiligingsmaatregelen geïmplementeerd die zijn ontworpen om uw informatie te beschermen tegen onbevoegde toegang, openbaarmaking, gebruik en wijziging.

11. Bewaring

We zullen de persoonsgegevens die we over u verzamelen niet langer opslaan dan noodzakelijk en in overeenstemming met onze wettelijke verplichtingen en onze legitieme belangen.

• Als uw sollicitatie succesvol is en u wordt een werknemer, kan de persoonlijke informatie die we tijdens het sollicitatieproces verzamelen, waar toegestaan door de lokale wetgeving, worden overgedragen naar uw personeelsdossier en opgeslagen in overeenstemming met de gegevensbewaringspraktijken van Take-Two en de lokale wetgeving.

• Als uw sollicitatie niet succesvol is, bewaren we uw persoonlijke gegevens om contact met u op te nemen (tenzij u ons hebt gevraagd dat niet te doen) over andere relevante werkgelegenheidskansen die zich bij Take-Two (en haar dochterondernemingen) kunnen voordoen, en om de wettelijke rechten van Take-Two te beschermen, inclusief in verband met juridische claims, naleving, regelgeving en auditdoeleinden. We bewaren uw persoonlijke informatie gedurende een periode van nadat u bent geïnformeerd dat uw sollicitatie niet succesvol is. Als u niet op de hoogte wilt worden gebracht van toekomstige vacatures, stuur dan een e-mail naar [email protected] om deze voorkeur te bevestigen.

• Wanneer u ons uw toestemming hebt gegeven om bepaalde informatie over gelijke kansen te verwerken, kunnen we deze informatie anonimiseren en aggregeren en opslaan in een vorm die u niet persoonlijk identificeert, met als doel het controleren en verbeteren van het sollicitatie- en wervingsproces.

12. Updates van deze Privacyverklaring

We behouden ons het recht voor om deze Privacyverklaring op elk moment bij te werken en we zullen een passende kennisgeving verstrekken wanneer we substantiële updates uitvoeren. We kunnen u ook van tijd tot tijd op andere manieren informeren over de verwerking van uw persoonlijke informatie.

13. Contact met ons opnemen

Als u vragen of verzoeken hebt in verband met deze Privacyverklaring, neem dan contact op met [email protected] of functionaris voor gegevensbescherming.